Digitalizzazione dei processi aziendali: cinque attività da automatizzare subito
Molte PMI ticinesi eseguono a mano attività che il software già pagato saprebbe fare da solo. Nessuno lo ha scelto e nessuno si è mai fermato a chiedersi se esistesse un modo migliore.
La licenza che hai già pagato fa più di quello che usi
C'è un dato che sorprende ogni volta che lo verifico con un'azienda ticinese, ossia che la maggior parte delle PMI che possiede una licenza Microsoft 365 Business ne utilizza tra il 10% delle funzionalità. Outlook, Word, Excel, Power Point, forse Teams. Tutto il resto come Forms, Bookings, Planner, SharePoint, Power Automate, è incluso nel prezzo che l'azienda paga ogni mese e resta inutilizzato. Lo stesso vale per chi usa Google Workspace.
Questo significa che per molte aziende la prima fase della digitalizzazione non richiede alcun nuovo acquisto. Richiede solo di configurare strumenti già disponibili. Di seguito cinque attività presenti nella quasi totalità delle PMI di servizi ticinesi, con lo strumento che le risolve, il tempo di configurazione realistico e il risparmio settimanale stimato per un'azienda con 3-10 collaboratori.
1. La raccolta di informazioni dai clienti
È il classico scambio di 6 e-mail per ottenere 5 dati. Il cliente scrive, mancano informazioni, si risponde chiedendo, il cliente risponde parzialmente, si richiede il resto, e alla fine qualcuno deve ricopiare tutto in un gestionale o in un foglio Excel. Nel frattempo, le informazioni sono sparse su 3 messaggi diversi e nessuno sa quale sia la versione definitiva.
Strumento: Microsoft Forms o Google Forms, con i campi obbligatori impostati. Il cliente riceve un link, compila una volta sola, e i dati arrivano già strutturati in un foglio.
Configurazione: trenta-quaranta minuti per il primo modulo.
Risparmio stimato: due-quattro ore, che crescono in proporzione al numero di pratiche gestite.
2. La presa degli appuntamenti
Il cliente propone martedì, non va bene, si propone giovedì, il cliente risponde due giorni dopo, nel frattempo lo slot è stato occupato. Ogni appuntamento fissato via e-mail costa in media tre o quattro messaggi e diversi giorni di attesa. Per un'azienda che fissa dieci appuntamenti a settimana è tempo che si accumula in silenzio.
Strumento: Microsoft Bookings, incluso in Microsoft 365 Business. Si definiscono le fasce orarie disponibili, i tipi di appuntamento e la durata. Il cliente prenota da solo scegliendo tra gli slot liberi, e l'evento entra automaticamente nel calendario con conferma e promemoria.
Configurazione: un'ora circa.
Risparmio stimato: due-tre ore, oltre alla riduzione dei mancati appuntamenti grazie ai promemoria automatici.
3. Lo smistamento e l'archiviazione dei documenti in arrivo
Le fatture dei fornitori arrivano via e-mail. Qualcuno le scarica, le rinomina a mano, le salva in una cartella, e forse le inoltra al contabile. È un lavoro puramente meccanico che consuma pochi minuti per documento ma decine di minuti al giorno, e che genera errori: file rinominati in modo incoerente, documenti salvati nella cartella sbagliata, allegati che restano solo nella casella di posta.
Strumento: Power Automate collegato a Outlook e SharePoint o OneDrive business. Si crea un flusso che riconosce le e-mail con allegato provenienti da mittenti specifici, salva l'allegato nella cartella corretta con una nomenclatura coerente, e notifica chi di dovere. Nella mia esperienza diretta, Power Automate collegato a Outlook e al gestionale contabile è lo strumento più sottovalutato dell'intero pacchetto Microsoft.
Configurazione: due-tre ore per il primo flusso, molto meno per i successivi.
Risparmio stimato: tre-cinque ore a settimana.
4. I promemoria e i solleciti
Il sollecito di pagamento che nessuno manda perché nessuno controlla lo scadenzario. Il documento che il cliente doveva restituire e che si scopre mancante tre settimane dopo. La scadenza contrattuale che passa inosservata. Sono attività che non richiedono competenza, solo memoria, ed è esattamente ciò in cui le persone impegnate sono meno affidabili di un sistema automatizzato.
Strumento: Power Automate con una lista SharePoint o un foglio Excel come base delle scadenze. Il flusso controlla ogni giorno le date e invia un promemoria interno, oppure una comunicazione al cliente, quando la scadenza si avvicina.
Configurazione: un'ora e mezza-due ore.
Risparmio stimato: un'ora-due a settimana in tempo diretto, ma il valore reale sta nella riduzione dei ritardi di incasso e delle pratiche che si bloccano in attesa di qualcosa.
5. La centralizzazione delle richieste in arrivo
Le richieste dei clienti arrivano dal modulo del sito, dalla posta elettronica, dal telefono e da WhatsApp Business. Nessuno ha una vista unica di cosa è in sospeso e di chi se ne sta occupando. Il risultato sono richieste dimenticate, doppioni di lavoro, e la sensazione costante di rincorrere invece di gestire e controllare.
Strumento: Power Automate che raccoglie le richieste dai diversi canali e crea automaticamente un'attività in Microsoft Planner o in una lista condivisa, assegnandola a una persona. Ogni richiesta diventa visibile, tracciabile e assegnata.
Configurazione: due-tre ore per il primo canale, meno per aggiungerne altri.
Risparmio stimato: due-quattro ore a settimana, più un miglioramento della qualità del servizio difficile da quantificare ma immediatamente percepibile dai clienti.
Dieci ore a settimana, e poi?
Sommando le stime prudenti di queste cinque automazioni si arriva tra le dieci e le diciotto ore settimanali per un'azienda di servizi con qualche collaboratore. Il tempo di configurazione complessivo è poco rispetto al risparmio di ore in uno o più anni, distribuito su alcune settimane. Il rientro dell'investimento avviene quindi entro poco tempo, e da quel momento il beneficio è ricorrente.
Ma qui si apre la domanda più importante, quella che separa le aziende che ottengono un risultato duraturo da quelle che dopo sei mesi sono tornate al punto di partenza. Automatizzare cinque attività scelte da una lista è un intervento puntuale. Sapere quali sono le cinque attività giuste per la propria azienda, che non sono necessariamente queste, richiede un'analisi dei propri processi, non l'applicazione di un elenco generico.
E dopo le prime cinque, come si prosegue? Come si decide cosa automatizzare al secondo giro? Come si evita che le automazioni diventino un sistema fragile che si rompe quando cambia un collaboratore o un fornitore? E come si assicura che i flussi automatizzati rispettino gli obblighi della nLPD, visto che quasi tutti trattano dati personali di clienti?
Ho affrontato queste domande in una guida dedicata al metodo per digitalizzare i processi di una PMI ticinese, dove il punto di partenza non è l'elenco delle automazioni possibili ma la mappa dei processi che l'azienda già ha, perché è lì che si scopre dove il tempo se ne va davvero.
Automatizzare un processo sbagliato significa solo sbagliare più in fretta. Ma automatizzare quello giusto restituisce ogni settimana ore che nessuno pensava di poter recuperare.
