Il CEO di Agile Business Group ci parla del loro software per la gestione aziendale.
Buongiorno a tutti da Radio 3Bi e buongiorno Stefano!
Stefano: Buongiorno Jola!
Allora Stefano Sforzi, CEO di Agile Business Group e Membro del comitato direttivo Associazione Odoo Italia, come sei arrivato Stefano con il tuo percorso universitario in economia nel mondo dei software per aziende?
Stefano: Diciamo che sono sempre stato appassionato di computer. Infatti il mio primo computer l'ho avuto quando avevo 14 anni e rispetto magari alla tradizione, mi sono sempre più appassionato verso il mondo dell'uso del computer più che con la programmazione. Tant'è che mi sono spostato verso l'economia e questo connubio l'ho avuto grazie anche al fatto che un lungo percorso universitario mi sono appassionato ai sistemi informativi aziendali che difatti facevano l'unione tra la parte di flussi aziendali, la parte economica e il mondo informatico. Questa passione verso l'uso più che verso la programmazione l'ho rimessa anche nella mia azienda. Difatti siamo orientati più al rapporto con il cliente finale e i suoi processi, più che allo sviluppo dei sistemi informatici o lo sviluppo del software.
Oggi quindi parliamo del vostro software aziendale e quindi un gestionale per le aziende. Quali sono i vantaggi che offre alle imprese?
Stefano: partiamo dal presupposto che fino a qualche anno fa il principale flusso o comunque la principale modalità di lavoro era quella di avere il software verticale verso l'uso specifico di un'area del sistema, che poteva essere la gestione del magazzino, piuttosto che la fatturazione. Questo negli ultimi anni è andato un po' a cambiare quindi si cerca di accentrare questa modalità di lavoro e il nostro software. In realtà aveva già anticipato molti anni fa e aveva l'idea di avere un unico sistema software che facesse da collettore dei dati e quindi di tutte le informazioni sparse all'interno dell'azienda. Quindi difatti si poteva passare dalla organizzazione, alla fatturazione ma avevi informazioni sul magazzino, addirittura l'e-commerce integrato o il CRM; l'assistenza post vendita dei clienti, la gestione dei progetti all'interno dell'azienda o gli interventi dei tecnici sul campo. Altre cose interessanti sono il fatto che il sistema è totalmente web, quindi lo si può utilizzare e fruire con un semplice browser internet e addirittura essendo web possa essere utilizzarlo da casa quindi anche smart-working, ovunque, fuori dall'ufficio o in viaggio o proprio sul campo. Quindi gli interventi dei tecnici che possono fare questa cosa interessante è la digitalizzazione dei processi quindi posso archiviare tutti i miei documenti all'interno del sistema e quindi non solo abbandono la carta ma li ho memorizzati dentro il sistema e mi da la possibilità di accedere a questi documenti anche dall'esterno. Quindi posso consultarli e sono fruibili all'interno dell'azienda, quindi la segretaria può vedere il preventivo, può prevedere anche la fattura o un'amministrazione può vedere la fattura senza doverla ricercare poi all'interno dei raccoglitori. Oppure può andare a vedere un intervento di un tecnico se c'è qualche cosa da vedere, c'è anche la possibilità di archiviare documenti esterni al flusso aziendali: immaginate di avere un intervento tecnico che magari fa una foto anche dell'intervento che ha fatto, piuttosto che come memoria storica e lo posso archiviare. Quindi quando vado a rivedere il mio intervento tecnico posso vedere il rapporto firmato dal tecnico e dal cliente ma magari anche per tutte le foto e gli appunti presi su un pezzo di carta che abbiamo fatto potrebbero essere interessanti da archiviare. Quindi diciamo che c'è molto su questo aspetto di aiuto verso le aziende.
Quindi diciamo che possiamo riassumere quello che hai detto nel senso che questo software ci aiuta a migliorare l'efficienza e la produttività delle aziende.
Stefano: Esattamente. Difatti l'acquisizione di tutti i dati assieme all'interno di un unico sistema da questo alle aziende, quindi posso veramente avere un All in One e poi può aiutarmi a risparmiare tempo sulle attività quotidiane, che faccio tutti i giorni. Questo è sicuramente importante visto che ormai la vera risorsa in questo momento è proprio il tempo all'interno dell'azienda.
Quindi il vostro software è un'integrazione nel flusso di lavoro in azienda, come hai anticipato prima per la fatturazione, la gestione della produzione, vuoi dirci un po' nel dettaglio?
Stefano: Sì allora come ho detto è un sistema a 360 gradi all'interno dell'azienda. Infatti si sviluppa in senso orizzontale. A differenza dei principali software che sono piuttosto verticalizzati, quindi con un'unica funzionalità. Qua abbiamo una copertura a 360° dell'azienda. Ad esempio posso gestirmi la vendita ma anche il CRM, quindi la parte prevendita, posso andare a gestire la fatturazione, quindi controllo amministrativo completo ma abbiamo anche attività particolari come la gestione di abbonamenti, fatturazione ricorrente da parte dell'amministrazione, quindi non si deve più preoccupare di dover mettere ricordarmi che ogni fine mese c'è da emettere la fattura; posso andare a gestire anche i noleggi quindi chi si occupa anche di noleggio che potrebbero essere piattaforme aeree piuttosto che macchinari. Quindi io posso vedere e monitorare tutto, non dimentichiamo l'e-commerce e il sito internet e quindi tutto il flusso che mi viene dal mondo esterno, dall'e-commerce lo trovo già integrato senza bisogno di avere cose esterne. Creazione QR Code, e quindi posso integrarlo o addirittura posso integrarlo con sistemi di magazzino automatici. Abbiamo anche la gestione della produzione e i suoi cicli di lavoro, quindi posso pianificare sia la parte materiale, ma anche la parte operativa o dei macchinari che vanno a lavorare. Su questa parte operativa abbiamo un'integrazione dei punti vendita, quindi il classico negozio che può essere introdotto all'interno dell'azienda. Immaginiamo di avere magari un punto vendita, quindi lo spaccio, il classico spaccio aziendale. Quindi anche lì, controlla il magazzino, controllo degli incassi, l'emissione degli scontrini, eccetera, eccetera. Interventi tecnici. Quindi, io vedo mail di tecnici sul campo, posso pianificare il loro intervento, la loro attività. Come ho detto prima, i loro rapporti di lavoro li possono già far firmare ai miei dipendenti e ai clienti finali e tutto viene integrato all'interno dell'azienda in maniera autonoma. Ultimo ma non per importanza, ma solo per dare degli esempi, abbiamo anche l'integrazione del personale, con la gestione delle fiere, rimborsi spese, tutto. Anche questi, ovviamente, integrati a livello digitale e gestione permessi. E quindi, andiamo proprio veramente a coprire a 360°. Poi, se andiamo sulla parte marketing, abbiamo l'integrazione del marketing, lato web, campagne di marketing. Quindi, c'è veramente tanto che copre tutto il flusso aziendale.
Molto interessante. Quotidianamente, sul lavoro, si affrontano diverse sfide, come questo software affronta queste sfide quotidiane e aiuta nella gestione e nel monitoraggio?
Stefano: allora, come ho detto già sul fatto che è tutto integrato, già mi aiuta. Poi, la quotidianità è fatta proprio dell'automazione che il sistema mette a disposizione. Immaginiamo di prendere un semplice preventivo e io dal sistema lo posso mandare via mail e questo già mi aiuta, ma il cliente mi risponde, io la risposta non ricevo sul mio programma di posta elettronica, ma la ricevo nel sistema e questo mi aiuta perchè ho le informazioni già all'interno. Quindi ho anche questo dialogo tra l'azienda e il cliente all'interno del sistema, e mi aiuta semplicemente, non più a ricercare tra la mia mail, dove mi ha risposto, quando mi ha risposto, qua lo vedo all'interno del sistema. Quindi, non solo io che sono l'attore principale, quindi il venditore, vede la risposta, ma lo può vedere il suo collega. Quindi, se lui non c'è e il suo collega può dare una risposta a vista, quindi può sapere la complessità delle informazioni. Però anche magari il mio responsabile, quindi magari non mi deve chiedere: "hai dato questa risposta?" tipica domanda che si fa in azienda, non c'è bisogno, entra e vedi il preventivo, e lo storico di questo preventivo, ma questo non è solo sul preventivo, sul sistema desk e via così. Un'altra modalità che aiuta l'azienda, processi automatici che vengono fatti, immaginiamo di avere una vendita di un prodotto che in questo momento magari ha una disponibilità scarsa del magazzino o addirittura non è presente. Ovviamente, viene già segnalato in fase di preventivo al venditore l'informazione di quanto è disponibile con dei semafori rossi e verdi. Ma il sistema va oltre perché automatizza anche il processo di ripresa precedente dal magazzino. Quindi, la vendita scatena un processo automatico verso il reparto acquisti, comunicando che il materiale è esaurito, tutto in automatico. Quindi, non ha necessità di interventi da parte dell'uomo, comunque dell’operatore. E quindi, anche questo aiuta nell'attività quotidiana. Un altro aspetto interessante è la possibilità di pre-configurare delle cosiddette Dashboard di lavoro, quindi degli spaccati dei punti chiave, personalizzabili dalle aziende. Quindi, potrei avere in un'unica schermata preventivi che devo portare avanti, le fatture che magari sono scadute, il materiale dei fornitori che è in ritardo sulle consegne. Quindi, non devo girare anche qui all'interno del software dell'azienda per sapere dove spetta, mi manca, è arrivato o non è arrivato. Ho la possibilità di avere questa visione complessiva.
Quindi, hai accennato prima anche all'aspetto in cui il software facilita la comunicazione anche tra i collaboratori. Perché hanno la possibilità di vedere come si è evoluto il percorso del cliente.
Stefano: Si, dal cliente di un preventivo, eccetera. Quindi, sì, spaccati sulle informazioni e la diffusione delle informazioni all'interno delle aziende è uno dei suoi punti chiave, come detto prima. La possibilità che vado sulla scheda del cliente o la sua panoramica, quindi vedo il suo preventivo e le sue fatture e i suoi ticket. Anche li, la possibilità di collaborare tra i tecnici internamente. Quindi, posso mandare un messaggio interno a entrambi i riparti, posso mandare un messaggio interno su un preventivo classico che aspetta ed è un controllo perché magari ho dei dubbi. Posso mandare un messaggio interno e quindi il mio collega, il mio responsabile mi può rispondere, può vedere le informazioni. Addirittura, c'è la possibilità di attivare una chat interna. Immaginatevi di avere un ufficio qua a Lugano, l'ufficio a Zurigo, oppure anche semplicemente tra piani diversi. Sicuramente, queste funzioni, che a volte sono sottovalutate nell'uso pratico, diciamo che sono sicuramente un vantaggio alle aziende.
Assolutamente, sì. Quindi, poi, nel momento in cui arrivate dall'azienda che ha deciso di portare al suo interno il software, che supporto e assistenza fornite e soprattutto mi immagino una sorta di formazione anche poi per chi ne dovrà fare uso.
Stefano: Sì, allora noi abbiamo fondamentalmente un team dedicato alla formazione e consulenza, che si occupa in prima linea nei confronti del cliente di aiutarlo a implementare il sistema, fare analisi dei processi, che è già pensato all'uso per la quotidianità all'interno dell'azienda in maniera molto semplice. Molto lineare attraverso attraverso un processo che noi abbiamo sviluppato nel corso degli anni, lo definiamo Quick Start. Quindi, veramente, andiamo sull'azienda e mentre ti formo, in realtà stiamo già lavorando. Quindi, non c'è una netta separazione tra la formazione e l'uso quotidiano. Lavoriamo proprio insegnandolo sul campo con il cliente finale. E poi, anche il fatto di essere molto semplice nell'uso aiuta l'apprendimento. Ovviamente, col post vendita, abbiamo un team di assistenza che può aiutare anche sul post vendita. Quindi, lo aiuta al classico mi sono dimenticato come far le fatture, con un piccolo remind. Oppure, magari il cambio del responsabile non c'è, ma aiutiamo la segretaria fare quelle attività quotidiane che erano già magari preparate. A fianco al team di assistenza e di consulenza, abbiamo tutto un team di sviluppatori. Questo perché il sistema è altamente personalizzabile. Si può integrare anche verso il mondo esterno, cosa che ci chiedono anche sempre di più. E andiamo poi a fare proprio degli sviluppi che potrebbero essere dalla semplice modifica di una stampa o di una scheda prodotto per aggiungere le informazioni che possono essere necessarie per quel particolare tipo di lavoro fino ad arrivare ad integrare con sistemi esterni. E quindi, immaginatevi di avere, non so, un sistema che deve dialogare con sé per informazioni esterne. Oppure, come ci sta anche in questo caso capitando, l'integrazione con App esterne con magari una user experience specifica che, però, realmente vanno a creare un preventivo o un'un'offerta. E quindi, questa poi viene introdotta nel sistema tramite scambio dati. E da qui poi può procedere verso il processo naturale del sistema. In questo caso abbiamo entrambe le funzioni all'interno del nostro team di sviluppo, del nostro team aziendale, ecco.
Bene, questo immagino che sia importante per le aziende nel momento, comunque, in cui si ha un cambiamento di questo tipo, che va a toccare un po' tutti.
Stefano: È un cambiamento, per alcune aziende, un cambiamento un po' importante. Infatti, è sempre la parte più delicata all'interno dei processi, la prima parte dedicata proprio al cambiamento.
Ti va di condividere magari con noi i casi di aziende che hanno adottato il vostro software e hanno ottenuto risultati importanti?
Stefano: Allora già il fatto di implementare un software come questo, sicuramente, tutte le aziende ne ottengono benefici, come dicevo prima. Semplicemente, la fruizione dei dati, eccetera. Alcuni casi interessanti ne abbiamo uno su tutti, quello di Giannini graniti, che la preventivazione dei alcuni lavori speciali prima dell'introduzione del software era principalmente fatta da un tecnico solo. Con l'introduzione del software, con un po' di modifiche che ci hanno chiesto per questa gestione, in realtà, adesso la preventivazione delle attività speciali tutto il reparto commerciale la può fare. Quindi, diciamo un impulso non indifferente, assolutamente. Poi, un altro caso interessante è quello di un'azienda italiana che gestisce un processo di lavoro un po' particolare. Loro si occupano principalmente di vendere quelli che sono i cosiddetti letti freddi. Ossia, le camere non affittate da parte degli alberghi. E questo processo, questa diciamo vendita particolare, è supportato dal, come contropartita, da un noleggio di biciclette mountain bike elettriche a lungo termine. Biciclette, tra l'altro, di alta gamma, tipicamente delle Ducati. Questo, come si può immaginare, tutto questo processo non è presente in nessun tipo di software. Quindi, questi due mondi, il noleggio a lungo termine e la vendita di questi buoni o comunque di queste voucher per le vacanze, noi siamo riusciti a fare questo connubio in maniera molto trasversale e anche senza stravolgere il sistema proprio perché la sua flessibilità e l'uso in maniera accurata di quello che già era disponibile ci ha portato a coprire tutte queste attività. Non solo. Adesso, per esempio, questo cliente ha introdotto anche la vendita dell'usato, quindi del rientro tramite il sistema. Un altro elemento dell'azienda che si è agganciato al sistema in maniera naturale.
Giorno d'oggi, l'evoluzione della tecnologia, appunto, fa passi notevoli. Come hai detto tu, il fatto di avere la possibilità di poter integrare processi di qualsiasi tipo, quindi il noleggio con voucher dell'hotel e quant'altro. Come tenete il passo alla tecnologia?
Stefano: Come tutti i software, è in continua evoluzione e diciamo che la possibilità di integrarci anche con sistemi esterni ci aiuta a tenere il passo. Perché ovviamente, i clienti stessi ci chiedono. Integriamoci con, per esempio, il sistema di controllo della Banca Popolare, apparecchiatura industriale o altri software verticalizzati che magari sono più specifici per determinati settori, che quindi si possono anche questa caso integrare all'interno del sistema. Poi, siamo sempre con un occhio verso le nuove tecnologie. Abbiamo allo studio alcuni progetti per integrarci con un blockchain in questo caso addirittura lato opposto, tracciatura per l’alimentare. O l'intelligenza artificiale, quella che è ormai sta diventando un po' l'incubo di tutti. In questo caso, andremo poi su uno studio di un progetto per andare a integrare l'intelligenza artificiale per quanto riguarda la lettura delle etichette. In modo tale che questo possa poi essere trasformato in un dato e inserito nel sistema come dato. Quindi, anche qui, con l'ottica di automatizzare e velocizzare i processi di lavoro. Il fatto che lavoriamo stretto contatto con la casa madre ci porta ad avere la prospettiva di cosa verrà introdotto che è comunque una delle loro priorità con sempre nuove nuove tecnologie.
Esattamente. Oggi è importante la ricerca, che poi fa la differenza. Bene, grazie mille Stefano, è stato un piacere.
